Central de Documentos Razonet
O Cofre Digital é o repositório seguro em nuvem onde a empresa armazena, organiza e consulta todos os documentos da operação. Substitui pastas físicas, gavetas, e-mails dispersos e HDs externos. Cada arquivo entra no cofre uma vez e fica disponível para sempre, acessível por qualquer dispositivo autorizado.
Diferentemente de soluções genéricas de armazenamento (Google Drive, Dropbox), o Cofre Razonet é contábil por natureza: cada documento é categorizado, vinculado ao período fiscal correspondente, conectado à movimentação bancária ou à apuração tributária. O acesso atende exigências da Receita Federal em fiscalizações, conforme as obrigações acessórias do contribuinte brasileiro.
Documentos fiscais- Cofre fiscal
- XMLs de NF-e, NFS-e e NFC-e emitidas (com a chave de acesso e o protocolo de autorização);
- XMLs de notas fiscais recebidas (compras, despesas, contratações de serviço);
- DANFEs em PDF para envio a clientes e fornecedores;
- Cartas de correção (CC-e) e eventos de cancelamento.
- Apurações do PGDAS-D;
Documentos contábeis- Relatórios contábeis
- DRE, Balanço, fluxo de caixa mensais;
- DEFIS, DASN-SIMEI, ECF, ECD transmitidas;
- Comprovantes de pagamento de DAS, DARF, DAE, GPS, IPVA, IPTU;
Documentos trabalhistas- Central de documentos
- Holerites mensais;
- Eventos transmitidos no eSocial;
- Contratos de trabalho e termos de rescisão (TRCT);
- Comprovantes de FGTS, INSS e IRRF recolhidos.
Documentos societários e contratuais- Documentos empresariais
- Contrato Social atualizado e alterações;
- Cartão CNPJ, certidões negativas, alvarás;
- Procurações eletrônicas e procurações em cartório.
Por que armazenar por 5 anos?
O prazo de cinco anos não é arbitrário: corresponde ao prazo de decadência tributária previsto no art. 173 do Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172/1966). Dentro desse período, a Receita Federal pode auditar a empresa e exigir comprovação de cada operação. Documentos perdidos significam autuação por omissão, mesmo que a operação real tenha sido regular.
Para alguns documentos, o prazo é ainda maior:
- Contratos societários: vida toda da empresa, com guarda extra recomendada;
A Razonet ajusta a política de retenção conforme o tipo, mantendo o que precisa ficar guardado por mais tempo.
Funcionalidade de Armazenamento e Organização de Documentos:
1. Busca avançada
Encontre qualquer documento em segundos por: período (data exata, mês, trimestre, ano), número da nota, tipo de documento.
2. Upload por drag-and-drop
Arraste e solte arquivos (PDF, XML, JPG, PNG) no painel web. O Alan IA identifica automaticamente o tipo de documento (nota fiscal, comprovante, contrato), extrai dados-chave (CNPJ, valor, data) e categoriza para o período fiscal correto.
3. Importação automática
Notas fiscais emitidas pelo emissor Razonet entram automaticamente no Cofre fiscal. Notas recebidas serão importadas.
4. Exportação em lote
Para fiscalizações ou auditorias, exporte todos os XMLs de um período em um único ZIP. Tempo médio para gerar arquivo: menos de 1 minuto.
5. Compartilhamento seguro
É possível a liberação de acesso com limitações de acesso, assim conseguindo compartilhar algumas informações específicas.
Segurança dos documentos
A Razonet opera com criptografia ponta-a-ponta:
- Trânsito: TLS 1.3 em todas as comunicações;
- Repouso: AES-256 nos arquivos armazenados;
- Hospedagem: provedores certificados ISO 27001 e SOC 2, com replicação em múltiplos data centers;
- Autenticação: login com senha e segundo fator opcional;
- Auditoria: cada acesso registra usuário, IP, dispositivo e ação;
- Backup: replicação contínua, garantindo recuperação em qualquer cenário;
Em plena conformidade com a LGPD (Lei nº 13.709/2018), a Razonet adota práticas detalhadas em contabilidade online é segura.
Casos práticos
Caso 1: fiscalização da Receita Federal
Receita Federal pede comprovação de 50 operações específicas dos últimos 24 meses. Em vez de procurar nota por nota em e-mails e pastas, o cliente Razonet filtra no Cofre pelo período, exporta o ZIP com todos os XMLs e DANFEs em menos de 5 minutos. Resposta entregue dentro do prazo.
Caso 2: troca de gestor financeiro
Empresa demite gestor financeiro. O novo profissional precisa ter acesso a todos os contratos, comprovantes e relatórios dos últimos 12 meses. Em vez de receber pastas físicas ou e-mails, basta liberar o perfil no Cofre Razonet com permissão de leitura. Tudo em segundos.
Caso 3: ação trabalhista
Ex-empregado entra com ação trabalhista pedindo verbas alegadamente não pagas. A empresa, em poucos minutos, gera todos os holerites do período, recibos de pagamento, contracheques e termo de rescisão. Defesa documentada e completa, sem retrabalho.
Conclusão: fim do papel, fim do risco
A Plataforma Razonet elimina o risco operacional mais subestimado das pequenas empresas: a perda de documentos fiscais e contratuais. Em vez de pastas espalhadas, e-mails dispersos e HD que pode dar defeito, todos os documentos em um só lugar, de forma segura, acessível por décadas com alguns cliques. Para fiscalizações, auditorias e ações trabalhistas, a velocidade de resposta cai de dias para minutos. Para gestão diária, a busca de qualquer documento se torna trivial. Conheça mais em a Razonet por dentro.
Sobre os Documentos Razonet
A Central de Documentos Razonet faz parte das soluções da Razonet, contabilidade digital fundada em 2016. Opera em provedores certificados ISO 27001 e SOC 2, em conformidade com a LGPD (Lei nº 13.709/2018), o Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172/1966), a Constituição Federal (art. 7º, XXIX) e demais normas brasileiras de retenção de documentos fiscais e trabalhistas. Integra-se ao Alan IA para classificação automática, à conta PJ BTG Pactual para vinculação financeira e ao e-CAC para procurações eletrônicas e transmissão de obrigações.
