O Governo possui diversas ferramentas fiscais para acompanhar a movimentação e crescimento dos mais variados setores e monitorar a economia de um país.

Com as informações certas é possível saber quanto um nicho movimenta anualmente, qual o crescimento das empresas de um setor e muito mais. Uma forma de fazer isso é através das notas fiscais (NF-es), que servem também para validar e registrar as operações comerciais do país.

Até 2004, as notas fiscais precisavam ser geradas como um documento físico. Mas em 2005 foi criada a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) que, com o passar do tempo, acabou substituindo os documentos em papel.

A NF-e existe para documentar a venda de mercadorias e a prestação de serviços em todo o país e deve ser emitida em todas as transações.

Se você comercializa um produto, é necessário emitir uma NF-e exclusiva para cada transação realizada. Essa é a forma mais eficiente do governo recolher os impostos e manter controle sobre os processos fiscais em território nacional.

Mas uma coisa só é substituída quando traz mais vantagens que a anterior. Então quais são as vantagens práticas da NF-e em relação à antiga nota fiscal? Essa e outras perguntas serão respondidas aqui e agora. Vamos lá.

Tempo: a Nota Fiscal Eletrônica otimiza (e muito) o tempo para ser gerada. Hoje existem diversos softwares que preenchem muitas informações de forma automática, tornando todo o processo ainda mais rápido.

Custo: claro que, ao emitir a NF-e de forma mais rápida, o custo também acaba sendo reduzido, pois um único funcionário é capaz de gerar várias em um só dia, sem a necessidade de aumentar a equipe com esse propósito.

Agilidade: assim que o cliente efetua a compra, ele pode ter a NF-e em seu e-mail em pouquíssimo tempo.

Armazenamento: diferente da antiga nota fiscal, a NF-e não precisa de espaço físico para ser armazenada. Além de não ocupar espaço, o fato de ser digital permite que você possa armazenar tantas quanto necessário, além de não se preocupar com desgaste, perda ou destruição de papéis.

Para emitir suas NF-es do jeito certo, antes é preciso cuidar de alguns pontos:

Certificado Digital: o certificado digital é um documento digital que carrega as informações da pessoa física ou jurídica. De certa forma, funciona como a identidade digital e serve para garantir a autenticidade das transações.

Hoje, por lei, toda empresa deve ter um certificado digital, e além de ser um requisito para a emissão da NF-e, também serve para assinar contratos e facilitar transações bancárias.

Credenciamento SEFAZ: toda empresa deve se cadastrar na Secretaria de Estado da Fazenda para emitir as NF-es. O cadastro deve ser feito no órgão do seu estado, e o seu contador pode te ajudar a sanar algumas dúvidas durante o processo.

ps. uma dica interessante e, por vezes esquecida, é que por se tratar de um documento fiscal, as empresas devem armazenar as NF-es pelo período de cinco anos após sua emissão.

Isso vale para todas as empresas, com exceção daquelas que estão isentas de emitir a NF-e, como por exemplo os Microempreendedores Individuais.

1- Gerar a NF-e: o primeiro passo é preencher todas as informações referentes à operação realizada, como dados do cliente, dados da empresa, detalhes da operação e descrição dos impostos e tributos referentes ao tipo de transação.

Lembra que no início eu te falei que as NF-es também servem para que o governo possa monitorar e fiscalizar as transações comerciais do país? Pois bem, é através do preenchimento dessas informações que os órgãos responsáveis sabem sobre o mercado ou um determinado nicho, além de usarem isso para prever a arrecadação de impostos.

2- Enviar para a SEFAZ: com a NF-e gerada, o próximo passo é enviar para a SEFAZ para que a mesma possa ser autenticada. Se você preencher tudo corretamente, a SEFAZ irá aprovar a nota e você poderá enviar para o consumidor e armazenar na sua empresa.

3- Enviar a NF-e por e-mail: com a nota gerada e autenticada pelo órgão responsável, agora você precisa enviá-la para o cliente. É direito do consumidor ter acesso à nota fiscal referente a todas as suas compras.

4- Contabilidade: para concluir todo o processo, o seu contador deverá receber todas as notas fiscais emitidas pela sua empresa. Através deste envio, sua contabilidade poderá cuidar de todos os detalhes e apresentar tudo numa possível prestação de contas.

Nesse momento é importante ter uma contabilidade parceira, que oferece um trabalho consultivo e acompanha de perto o desenvolvimento do seu negócio.

Aqui na Razonet, por exemplo, tudo funciona de forma bastante objetiva e com um time completo para te ajudar sempre que necessário. Se você busca uma contabilidade de confiança, clique aqui para conhecer um pouco mais sobre a nossa empresa, e como podemos ser o braço direito do seu negócio.

É bastante comum as pessoas confundirem NF-e e Danfe, mas elas não são a mesma coisa. A Danfe é um documento simplificado que contém as principais informações da NF-e. Se você efetuar uma venda online, por exemplo, a Danfe deverá acompanhar o produto, enquanto a NF-e deve ser enviada para o cliente através de um e-mail.

O cliente deve sempre receber a Danfe no momento da compra, seja ela online ou presencial. Ela serve para demonstrar informações relevantes sobre a operação, mas não substitui, SOB HIPÓTESE ALGUMA, a Nota Fiscal Eletrônica.

Vale notar que, no caso de vendas presenciais feitas diretamente para o consumidor final, o governo permite que seja emitido um cupom fiscal, que é um documento simplificado, mas que possui a mesma validade. E é por esse motivo que você não sai com uma nota fiscal toda vez que vai a um restaurante. Nesse tipo de estabelecimento, o cupom fiscal cumpre essa função.

Espero que esse artigo tenha te ajudado a entender melhor a NF-e e a enxergar a importância dos processos contábeis para o bom funcionamento das empresas. E se você tem alguma dúvida, basta clicar aqui para falar com um membro do nosso time.