Certo, abri minha empresa e agora? Quais são minhas obrigações para com o governo? É só pagar impostos e deu? 

Calma, calma! Eu sei que focar em fazer sua empresa crescer, atender com qualidade e melhorar as vendas são as suas principais prioridades (e isso está certíssimo), mas como empresa você tem diversos deveres a cumprir para com o governo e o não cumprimento dessas obrigações poderá acarretar em multas.

Agora, já pensou que chato você sofrer tanto para conseguir um bom mês de vendas e ter que entregar esse dinheiro para o governo por pagamento de multas?! Não dá, não é mesmo? Então por isso, hoje, vamos entender quais são essas obrigações e ficar bem longe de qualquer pagamento a mais que possa surgir.

OBRIGAÇÕES DA EMPRESA COM O GOVERNO

Bom, quando nasce uma pessoa física a gente tem que informar o nome da pessoa, nome dos pais, número do CPF e endereço. Mais tarde temos que comprovar nossa renda, se a gente tem carro, casa ou algum bem... Tudo isso o governo quer saber! 

Se é assim com uma pessoa física, com a pessoa jurídica não é diferente! Na verdade, o controle é muito maior. 

Então vamos ao que interessa: quais suas obrigações com o governo enquanto empresa? 

Se você é uma empresa optante pelo Simples Nacional, suas obrigações são as seguintes: 

- Pagar os impostos (mais adiante a gente vai explicar melhor quais são esses impostos);

- Entregar a declaração DEFIS;

- Entregar a declaração do SPED Fiscal;

- Entregar o Sped Contábil;

- Entregar a declaração SINTEGRA;

- Entregar o EFD-REINF;

- Entregar as declarações da folha: GFIP, CAGED, DIRF, RAIS, ESOCIAL, DCTF-WEB.

- Declarações Municipais.

Então quer dizer que não é só pagar a guia de imposto e deu? Ah, bom se fosse, mas não! Tem muita coisa que a empresa ainda tem que entregar ao governo além dos impostos. 

Você não precisa se preocupar com isso, porque quem faz todo esse trabalho é a Razonet, mas é muito importante que conheça o que é feito. Então vamos explicar ponto a ponto o que são essas entregas. 

O primeiro deles é a guia do Simples Nacional. 

Hoje, no Brasil existem as chamadas opções tributárias. Você escolhe uma forma de recolher os seus tributos ao longo do ano. Uma dessas opções é o Simples Nacional, que normalmente é mais vantajoso para pequenas empresas. 

Bom, dentro da guia do imposto do Simples Nacional estão inclusos 8 tributos que são: Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ); Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI); Contribuição Social Sobre Lucro Líquido (CSLL); Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins); Contribuição para o PIS/Pasep; Contribuição Patronal Previdenciária (INSS empresa); Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS); Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS). Por isso o nome é Simples, porque ele unifica em uma única guia com alíquotas mais baixas 8 impostos que são pagos pelas empresas ao governo. 

 

Abaixo um exemplo de guia de imposto do Simples Nacional: 

Nesta guia podemos perceber que ela é composta por: IRPJ, CSLL, COFINS, PIS, INSS, ISS. Isso significa que essa empresa (pelas suas atividades) é obrigada a pagar esses 6 tributos, que são unificados na guia do Simples Nacional. 

Certo, já paguei minha guia do Simples, e agora? 

Bom, existem alguns impostos que não estão inclusos na guia mensal do Simples Nacional. Eles não estão inclusos justamente porque não se aplicam a todas as empresas, por isso, se for o caso da sua atividade econômica, os impostos ainda compreendem: 

- IOF: As empresas pagam IOF quando realizam operações financeiras. Ou seja, empréstimos, resgate de investimentos, cheque especial. O IOF também incide nas operações de câmbio, por exemplo, pagamento de um serviço para o exterior;

- II: Imposto sobre a Importação. Quando a sua empresa importar alguma mercadoria, terá que pagar um imposto sobre essa operação. 

- IE: Imposto sobre a exportação;

- ICMS ST: é o ICMS recolhido antecipadamente até chegar ao consumidor final. Esse valor é feito com base em uma margem definida pelo próprio estado da federação. 

ICMS no desembaraço aduaneiro: é o valor recolhido de ICMS quando a mercadoria entra em nosso país. Após pagar esse ICMS é liberada a carga.

- FGTS e INSS para quando a empresa tem empregados registrados. É importante destacar que o INSS que se paga aqui é somente um repasse do valor que é descontado da folha dos empregados, porque o INSS patronal (aquele que é devido pela empresa) já foi pago dentro da guia do Simples. 

Isso tudo é levado em consideração na hora de calcular o seu imposto. Lembrando que aqui só falamos do Simples Nacional, por isso, se a sua empresa é optante pelo Lucro Real ou pelo Lucro Presumido, as regras serão diferentes. 

Se você quer saber mais sobre como é calculado o Simples e quais os percentuais de cada tributo listado acima, leia em: Impostos para Pequenas Empresas: Um Guia Prático. 

Eu sei que você deve estar confuso com tanta informação até aqui, mas quando se tornar cliente da Razonet Contabilidade Digital, cuidamos de todas as obrigações da sua empresa e você pode acompanhar pelo nosso app. Ah, sem falar que temos uma equipe preparada com atendimento humanizado para ajudar com as dúvidas do dia a dia. 

Após pagar os impostos, vamos iniciar os temas de entrega de Declarações Acessórias. São declarações onde informamos ao governo diversos aspectos sobre a empresa. Essas informações são obrigatórias por força de lei. 

2. DECLARAÇÃO DEFIS

A DEFIS, ou, Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é um resumo de tudo que aconteceu durante o ano na empresa e aponta o resultado que ela teve. 

Basicamente são informadas ao governo sobre operações que aconteceram durante o ano e qual o resultado específico que cada operação gerou. Se formos falar em contabilês diremos que: A DEFIS é uma declaração que informa as operações financeiras, sociais e econômicas e fiscais das empresas optantes pelo Simples Nacional. Porém, estamos aqui para facilitar o seu entendimento, então nada de “contabilês”! 

Ao acessar o programa de geração da DEFIS informaremos ao governo os seguintes dados: 

- Ganho de capital: é quando você tem lucro ao vender um bem. Ex: comprei um terreno por 120 mil reais e vendi ele por 200 mil reais. Tive um ganho de capital de 80 mil reais.

- Quantidade de empregados registrados no começo do ano e no final do ano;

- Qual o lucro que a empresa teve no ano;

- Qual o valor obtido das vendas (aqui pode ser venda de serviço ou de mercadoria) para o exterior. 

- Se você contratou uma empresa para fazer essa exportação, então teremos que informar isso também; 

- Os valores de distribuições de lucro feitas ao longo do ano;

- Os valores dos pró-labores dos sócios (lembrando que pró-labore é o salário do sócio); 

- Os valores de aluguéis ou serviços prestados pelos sócios;

- O percentual que cada sócio tem da empresa;

- O valor do Imposto de Renda dos sócios;

- Informar o valor de aplicações financeiras no mercado de ações (faz investimentos? temos que informar aqui!);

- Possíveis valores de doações a campanhas eleitorais;

- Percentual de participação em cotas em tesouraria no capital social da empresa, se houver;

- Valor de estoque inicial e valor do estoque no final do ano;

- Qual o saldo em caixa/banco no começo e no final do ano; e

- Valor total de entradas e de saídas de mercadorias por transferência para comercialização ou industrialização;

Minha nossa! Tudo isso? Sim, tudo isso, senhoras e senhores! E aqui só falamos de uma declaração. 

Até existe uma piadinha que diz: empresa privada é aquela controlada pelo governo e empresa pública é aquela que ninguém controla. Rsrsr

E quando eu informo a DEFIS? 

O prazo habitual é 31 de março de cada ano subsequente ao do período informado. Então a DEFIS que informa todos os dados relativos a 2021 é entregue até 31/03/2022. 

3. SPED FISCAL

O Sped Fiscal é mais uma declaração que as empresas passam para a Receita Federal. Quem transmite essa declaração é o contador, neste caso, a Razonet Contabilidade Digital e nela ele informa os seguintes dados: 

- Registro de entradas de mercadorias;

- Registro de saídas de mercadorias;

- Apuração de ICMS;

- Apuração de IPI;

- Registro de inventário;

- Livro controle de créditos de ICMS do ativo permanente (CIAP);

- Informações específicas de alguns setores (combustível, energia elétrica, usinas);

- Apuração de impostos;

- Estoque/inventário;

- Cadastro de produtos do estabelecimento, clientes e fornecedores; 

- Dados de produção (o que foi produzido, o que entrou, o que saiu);

- Informações adicionais que sejam pertinentes à empresa. 

A transmissão dessas informações à Receita Federal acontece por meio de um programa eletrônico disponibilizado por eles mesmos. A contabilidade (no caso, a Razonet) gera um arquivo com todas essas informações e envia pelo Programa Validador e Assinador do Sped Fiscal. 

Para fazer esse envio, é necessária a assinatura digital da empresa por meio do certificado digital.

Vale destacar que nem todos os estados exigem o envio do Sped Fiscal. Em 2021, enviamos para: Ceará, Mato Grosso do Sul, Pará, Paraíba, Piauí, Rio Grande do Norte e Distrito Federal. 

Se o seu estado passar a exigir a entrega desta declaração, fique tranquilo! Aqui faremos isso por você.

Bom… para começar é importante dizer que Sped significa: Sistema Público de Escrituração Digital. Em outras palavras, é um programa do governo que permite às empresas enviar informações de forma digital, sem que seja necessário imprimir arquivos e levar até a Receita Federal. 

Agora que sabemos que se trata de um programa de envio de informação resta saber quais informações são essas e se você é obrigado a enviá-las. 

Vamos por partes, como diria Jack. Então, o que é informado no Sped Contábil? 

São enviadas as informações dos seguintes livros: 1. Livro Diário; 2. Livro Razão; e 3. Livro Balancetes Diários, Balanços. E olha só a gente aqui falando contabilês de novo… Então vamos simplificar. 

Durante o ano uma empresa compra mercadorias; revende elas; presta serviços; emite notas fiscais; faz financiamentos, empréstimos; paga salários; contrata e demite pessoas; compra máquinas e equipamentos; recebe valores de outras atividades que não são a principal da empresa, como aluguéis ou rendimentos de investimentos, por exemplo… enfim, realiza uma série de atividades que são do dia a dia empresarial. 

Todos esses dados são informados na contabilidade e a partir deles você tem demonstrações que são como um raio X da sua empresa. Essas demonstrações são o Balanço, a DRE, a DMPL, por exemplo. Isso tudo é compilado em 3 livros anuais: Livro Razão; Livro Diário; e Balancetes Diários e Balanço. 

Esses são literalmente livros, impressos, assinados e registrados na Junta Comercial de cada estado. Todas as empresas têm que elaborar eles uma vez ao ano até o último dia útil do mês de junho.

Os livros são caros para imprimir, são caros para registrar e gastam uma infinidade de papel, porém, eis que surge o SPED. Lembra do que falamos no começo? Sped significa: Sistema Público de Escrituração Digital. Digital! Palavrinha mágica que nos permite poupar muito tempo, dinheiro e traz segurança. 

Desde o advento do programa do Sped as contabilidades podem elaborar esses 3 livros de forma eletrônica, compilar todas essas informações em arquivos e enviar diretamente à Receita Federal por um programa elaborado por eles mesmos. 

Então isso responde à nossa primeira pergunta: o que é informado no Sped Contábil? Os 3 livros: Razão; Diário e Balancetes Diários e Balanço. E o que é informado nesses 3 livros? Toda a vida financeira, contábil e fiscal da sua empresa! 

(Aquela piada do começo, sobre empresas privadas serem controladas pelo governo, já não parece mais tão piada agora, não é mesmo?!)

Muito bem, então vamos à segunda parte: eu que sou empresa optante pelo Simples Nacional sou obrigado a transmitir Sped Contábil? 

Não, mas é obrigado a elaborar os livros e registrá-los na Junta Comercial. Porém, como as informações constantes nos livros são exatamente as mesmas constantes no Sped Contábil, a Receita Federal expediu normativa informando que aceita a sua substituição, ou seja, você não precisa fazer os livros se transmitir o Sped. 

Sendo assim, aqui na Razonet, a gente transmite o Sped Contábil para TODAS as empresas optantes pelo Simples Nacional. E o que você ganha com isso? 

- Economia ao não precisar pagar a taxa da Junta Comercial para registrar os livros;

- Economia por não precisar imprimir e encapar esses livros;

- Segurança de que a contabilidade enviou uma informação correta, que passou por um auditor online; 

- Segurança de que seus livros foram entregues no prazo à Receita Federal;

Por fim, as informações do Sped obrigam o contador a manter sua contabilidade sempre em dia, por isso é uma vantagem para a sua empresa poder ter acesso ao Balanço, Balancete, DRE, DMPL sempre que precisar. 

E para que você pode precisar? Para apresentar ao banco em pedidos de financiamento, para participar de licitações, para entregar a algum fornecedor que seja empresa de grande porte (normalmente eles pedem) e para ver sempre de perto as informações da sua empresa e o trabalho da sua contabilidade. 

5. SINTEGRA

O Sintegra (Sistema Integrado de Informações Sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) é um sistema que envia informações sobre as empresas para a Secretaria Estadual da Fazenda e para a Receita Federal. 

Basicamente é uma forma de comunicar ao governo que você paga corretamente a sua guia de ICMS. 

E quais as informações transmitidas ao meu estado e à Receita Federal pelo Sintegra? As mesmas do Sped Fiscal! 

Certo, mas se são as mesmas informações, por que há duas declarações distintas? 

Lembra que falamos que o Sped Fiscal não é obrigatório para todos os estados? É justamente porque são informadas as mesmas coisas. O Sped fiscal é a versão mais nova do Sintegra, então para os estados que obrigam o contribuinte a transmitir o Sped Fiscal, não é preciso transmitir o Sintegra. 

Para enviar o Sintegra é preciso ter um cadastro na Secretaria do Estado da Fazenda (SEFAZ) chamado Inscrição Estadual (IE). Esse cadastro permitirá à empresa não somente expedir o Sintegra, como também emitir notas fiscais de venda de mercadorias. 

Em outro conteúdo aqui da Universidade Razonet, a gente fala sobre a abertura de empresa e bem no finalzinho mencionamos que para emitir notas fiscais de venda de mercadorias o seu cadastro é no estado. Então… esse é o cadastro que fazemos! É a sua Inscrição Estadual (IE) na Secretaria do Estado da Fazenda (SEFAZ) que permite emitir notas e passar o Sintegra! 

Viu só como é mais fácil e simples entender as obrigações da empresa com a ajuda da Razonet Contabilidade Digital? Entre em contato agora mesmo com a nossa equipe clicando aqui.

6. EFD-REINF

Essa é mais uma declaração que faz parte do Sped, portanto, veio para ajudar a centralizar todas as informações em um único sistema do governo. 

E quais informações são repassadas no EFD-REINF? Sobre toda e qualquer retenção previdenciária e contribuições de mesma natureza (previdenciária). 

O envio desta declaração é mensal, até o dia 20 de cada mês seguinte aos eventos informados.  

 

7. AS DECLARAÇÕES DA FOLHA: DIRF - RAIS - CAGED - E-SOCIAL - GFIP

Se você tem empregados registrados na sua empresa, precisa transmitir ao governo todas as informações da contratação e da relação de emprego. Abaixo listamos quais são as declarações da folha e quando elas devem ser transmitidas. Eu sei que se você chegou até aqui, já está cansado de obrigações para com o governo e por isso seremos bastante breves ao falar de cada declaração.

 

- DIRF- Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte.

É comum que haja algum pagamento de Imposto de Renda de Pessoa Física na própria folha de pagamento do empregado. Uma vez por ano, antes da declaração anual de imposto de renda da pessoa física, as empresas têm que enviar essa declaração chamada DIRF, que informa os valores retidos de imposto de renda na folha de pagamento dos seus empregados. 

É uma declaração tributária obrigatória para pessoas físicas e jurídicas, que de alguma forma tiveram a retenção do imposto de renda.

A DIRF é informada uma vez ao ano, até o final de março (excepcionalmente, em 2021 foi até o final de abril).
 

- RAIS – Relação anual de informações Sociais

Uma vez ao ano, informa ao governo o saldo final de movimentação de empregados da empresa. Então são informadas as admissões e as rescisões ao longo do ano. É por meio da RAIS que o governo verifica se o empregado tem ou não direito ao recebimento do PIS. 

O estabelecimento que não possui empregado ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa.

A Rais é informada uma vez ao ano, até o final de fevereiro.

Toda vez que se contrata ou se demite um empregado é preciso informar ao governo sobre essa movimentação. Isso é feito por meio do CAGED. Esse envio é que permite ao Sistema Nacional de Emprego (SINE) saber da taxa de emprego e desemprego por região e controlar a liberação do Seguro Desemprego. 

As informações que constam no CAGED são:

- identificação da instituição empregadora;

- identificação e dados do funcionário;

- tipo de movimentação (se foi demitido, se pediu demissão, se foi contratado).

- GFIP- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social

Aqui informamos sobre todas as admissões, rescisões, salários e qual o valor devido para cada um deles à Caixa Federal e ao INSS. 

Ao final desta declaração é que são geradas as guias para pagamento do INSS e FGTS e, por isso, é por meio dela também que o trabalhador tem direito aos benefícios da previdência e ao saque do FGTS. 

Assim como o CAGED, a GFIP tem que ser entregue até o dia 7 de cada mês.

 

- DCTF-WEB - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos

O programa DCTFWeb  substitui a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP). Em outras palavras, é a evolução da GFIP. 

São informados os mesmos itens, porém, em um sistema mais novo e que tem vinculação direta com o e-Social (que veremos adiante). Pela GFIP só é possível informar ao INSS e à Caixa Econômica Federal, porém, pela DCTF-WEB informamos também à Receita Federal. 

O envio do documento é mensal, sendo feito até o 15° dia útil do mês seguinte ao de ocorrência dos fatos geradores.

Atualmente ainda é preciso informar as duas declarações, GFIP e DCTF-WEB, porém, já existe um cronograma para a total substituição da GFIP pela DCTF-WEB. 

 

- E-SOCIAL – Sistema Público de Escrituração Digital

Nas declarações anteriores informamos uma vez ao ano sobre as retenções de Imposto de Renda nas folhas de pagamento, informamos uma vez ao ano sobre o saldo final de empregados na empresa e informamos mensalmente sobre os contratados e demitidos. 

Agora, esse é o “senhor” de todas as declarações da folha! Aqui nós informamos em tempo real quando há uma contratação, quando há uma demissão, qual o valor do salário, quando foi feito o cálculo da folha, quais as variáveis que foram lançadas, a ficha cadastral completa do empregado, inclusive com dados sensíveis como telefone pessoal, e-mail, raça, orientação sexual… TUDO! 

A tendência é que ao longo do tempo todas as outras declarações relativas à folha de pagamento sejam substituídas pelo e-Social. Lembra que antes falamos sobre Sped? Pois então, o e-social é como se fosse o Sped da Folha. 

Contratar um empregado requer muita atenção e tem muitas declarações envolvidas, por isso, temos uma equipe especializada para simplificar tudo isso e deixar você com tempo para investir no seu negócio. Baixe o app da Razonet Contabilidade Digital e conheça!

8. DECLARAÇÕES MUNICIPAIS

Além de todas essas declarações citadas acima, pode ainda o seu Município pedir alguns dados. Para saber se a sua empresa deve transmitir alguma declaração municipal, quais os dados e quais os prazos o único jeito é entrar em contato com a Prefeitura. 

E com isso encerramos o tópico: quais as obrigações da minha empresa para com o governo. Lembrando que aqui tratamos apenas de uma empresa optante pelo Simples Nacional, que é o maior público da Razonet. 

Se você deseja saber sobre as obrigações do MEI, fique de olho no nosso blog, vamos falar sobre o assunto em breve. Já se você for optante pelo Lucro Real ou Presumido, entre em contato com o seu contador para saber mais, pois muitas declarações e impostos são diferentes. 

 

Simples né? Tá bom, talvez nem tanto… Mas não se preocupe! Quem faz todas essas entregas e cuida dos prazos é a Razonet. Assim você pode focar 100% no seu negócio e dormir tranquilo sabendo que está em dia com suas obrigações acessórias.