CND Federal: o que é, como emitir e qual a validade da certidão negativa

INTRODUÇÃO

A CND Federal (Certidão Negativa de Débitos relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União) é o documento oficial que comprova a regularidade fiscal de uma pessoa física ou jurídica perante a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN). Ela é emitida online, gratuitamente, pelo site da Receita Federal ou da PGFN, e foi unificada pela Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014, que reuniu em uma só certidão os débitos previdenciários (INSS) e os demais tributos federais. A validade é de 180 dias a partir da emissão. Para empresas com débito mas com exigibilidade suspensa, a Receita emite a CPEN (Certidão Positiva com Efeitos de Negativa), que tem o mesmo valor jurídico da CND para a maioria das finalidades.

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Autora:

Pietra Vieceli, Bacharel em Direito, atua como especialista em Regularizações na Razonet, com experiência na condução de processos de regularização empresarial e na construção de soluções para adequação fiscal, jurídica, tributária e societária.

O que é a CND Federal

A CND Federal é o documento oficial que prova que a pessoa física ou jurídica não tem débitos federais em aberto. A previsão legal está nos arts. 205 a 208 da Lei nº 5.172/1966 (Código Tributário Nacional), que regulamenta a emissão de certidões fiscais.

Até 2014, a regularidade fiscal exigia certidões separadas: uma da Receita Federal (tributos federais), uma da PGFN (dívida ativa da União) e uma específica das contribuições previdenciárias (a "certidão do INSS"). A Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751, de 2 de outubro de 2014, com efeitos a partir de 3 de novembro de 2014, reuniu todas em uma certidão única, chamada de Certidão Negativa de Débitos relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União. É essa a certidão emitida hoje, tanto pelo portal da Receita quanto pelo da PGFN.

Ou seja, o INSS não entrou em uma segunda etapa: já fez parte da unificação desde a origem, em novembro de 2014. Hoje, uma única CND Federal cobre tudo: IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IPI, contribuições previdenciárias (INSS) e a dívida ativa da União.

Os três tipos de certidão

A Receita Federal e a PGFN emitem três tipos de certidão, conforme a situação fiscal da pessoa jurídica:

1. CND, Certidão Negativa de Débitos

Emitida quando não há nenhum débito federal em aberto. É o status ideal. A empresa está totalmente regular.

2. CPEN, Certidão Positiva com Efeitos de Negativa

Emitida quando há débitos federais, mas com a exigibilidade suspensa ou garantida. O fundamento está no art. 206 do CTN (que define a certidão positiva com efeitos de negativa) combinado com as hipóteses de suspensão da exigibilidade do art. 151 do CTN: parcelamento em dia, depósito do montante integral, decisão judicial favorável, moratória, reclamações e recursos administrativos. A CPEN tem o mesmo valor jurídico da CND para licitação, financiamento e contratos.

3. CP, Certidão Positiva (sem efeitos de negativa)

Emitida quando há débito federal sem suspensão da exigibilidade. Significa que a empresa está irregular perante a Receita ou a PGFN. Praticamente não há finalidade comercial em que a CP seja aceita.

Diferença prática: CND e CPEN servem para licitação, financiamento e contrato. CP é a "certidão vermelha", indica problema. A empresa com CP precisa regularizar antes de qualquer ato que exija comprovação fiscal.

Como emitir a CND Federal online, gratuitamente

A emissão pode ser feita por dois canais oficiais, com o mesmo resultado:

Canal 1: pelo site da Receita Federal

1. Acesse gov.br/receitafederal.
2. Vá em "Certidão".
3. Selecione "Certidão de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União".
4. Informe o CPF ou CNPJ.
5. Marque o captcha e clique em consultar.
6. Baixe o PDF da certidão emitida.

Canal 2: pelo site da PGFN (Regularize)

1. Acesse regularize.pgfn.gov.br.
2. Vá em "Emitir Certidão".
3. Informe o CPF ou CNPJ.
4. Marque o captcha e gere a certidão.

As duas certidões têm o mesmo conteúdo e o mesmo valor jurídico. A emissão é instantânea, gratuita e não exige login para a maioria dos casos. Para CNPJ com débito que precise ser detalhado, pode ser preciso login com gov.br Prata/Ouro ou certificado digital.

Se a certidão não emitir: quando o sistema não libera a CND automaticamente, isso indica que há alguma pendência. Nesse caso, consulte sua situação fiscal no e-CAC para identificar o que está travando e utilize o serviço "Comprovar regularidade fiscal" no portal gov.br, que serve justamente para destravar a emissão. Regularizada a pendência, a certidão costuma ser liberada automaticamente em 2 a 5 dias.

Boa prática: salve o PDF com a data no nome do arquivo (ex.: cnd_federal_12345678000199_2026-05-17.pdf). Como a validade é de 180 dias, ter a data ajuda a saber quando renovar.

Tem dívida federal mas precisa da certidão para fechar contrato?

Parcelar é uma das hipóteses do art. 151 do CTN que suspende a exigibilidade e libera a CPEN. A Razonet faz o diagnóstico do débito, calcula a melhor opção de parcelamento e protocola para você, e a certidão sai em poucos dias.

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Validade da CND Federal

A validade da CND Federal é de 180 dias a partir da data de emissão, conforme o art. 10 da Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014. Esse prazo tem origem na própria legislação previdenciária: a Lei nº 8.212/91 previa validade de 60 dias, ampliável por regulamento para até 180 dias, e a Portaria MF nº 358/2014 fixou os 180 dias para a certidão conjunta. Para apresentar em licitação, contrato ou financiamento, vale gerar uma nova certidão próxima à data de uso.

Mudanças na situação fiscal (entrada de débito, perda de parcelamento, lançamento de ofício) podem invalidar a certidão antes do prazo. Por isso, é boa prática monitorar continuamente a regularidade do CNPJ, não só na hora de emitir a certidão.

Para que serve a CND Federal

• Licitação pública:  a Lei nº 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações), no art. 68, exige a comprovação de regularidade fiscal (federal, estadual e/ou municipal) e de regularidade relativa à Seguridade Social e ao FGTS para a habilitação.
• Contratos com órgãos públicos: federais, estaduais e municipais.
• Financiamento bancário: bancos e cooperativas costumam exigir CND para aprovar crédito.
• Transferência de imóveis: cartórios exigem CND federal para escrituração.
• Operação de fusão, cisão e incorporação: a Receita exige certidão para aprovação do ato societário.
• Recebimento de precatórios: CND é requisito para o levantamento.
• Pedido de baixa do CNPJ: certidão regular é necessária para conclusão da baixa.

Importante: a CND Federal cobre apenas os tributos federais. Para regularidade fiscal completa, a empresa precisa também de: Certidão estadual (SEFAZ); Certidão municipal (prefeitura); Certidão de regularidade do FGTS - CRF (Caixa Econômica Federal); CNDT - Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (Justiça do Trabalho/TST, Lei nº 12.440/2011), exigida em toda licitação ao lado da CND federal. Cada esfera emite a sua certidão. 

Como ler a CND Federal emitida

O PDF emitido traz:

• Identificação: CPF/CNPJ, nome ou razão social.
• Indicação do tipo: Negativa (CND), Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN) ou Positiva (CP).
• Abrangência: tributos federais administrados pela Receita Federal e Dívida Ativa da União administrada pela PGFN.
• Data de emissão e prazo de validade (180 dias).
• Código de controle (autenticação por sequência alfanumérica).
• QR Code para validação pela parte interessada.

Qualquer pessoa pode validar a autenticidade da certidão pelo QR Code ou pelo código de controle, no portal da Receita ou da PGFN, gratuitamente.

Conclusão: CND Federal é o passaporte fiscal da empresa

A CND Federal é um dos documentos mais simples e ao mesmo tempo mais decisivos do empresário brasileiro. Em poucos cliques, você comprova ou descobre a sua regularidade perante a União. Para a maioria das operações comerciais relevantes (licitação, financiamento, contratos públicos, baixa de CNPJ), a CND é requisito formal.

A boa notícia é que, para empresas em dia, a emissão é instantânea e gratuita. A má notícia é que para empresa com débito o caminho passa por diagnóstico, parcelamento e regularização. Empresário que monitora a situação mensalmente evita a surpresa de descobrir o problema na hora de fechar negócio.

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