Gestão de processos: como alinhar e melhorar na minha empresa


Neste artigo, vou mostrar para você como pode ser simples a realização da gestão de processos na sua empresa. Você lembra do seu primeiro emprego? Um adolescente entrando no mercado de trabalho, um pouco perdido, afinal antes disso, o único compromisso que você tinha era fazer o tema e entregar os trabalhos da escola. Ah, e deixar a louça limpa quando a sua mãe chegasse em casa. kkkk

Pois é, com o primeiro emprego você percebeu que essas atividades eram super tranquilas comparadas a todas as responsabilidades que acompanham o mercado de trabalho.

E lá no seu primeiro emprego, onde tudo era novo, o que mais ajudava era aquele seu fiel escudeiro, o caderninho! Nele você anotava TUDO o que falavam, se alguém ensinava algo novo, lá iam as instruções para o caderninho.  Nada melhor que seguir suas anotações, essa organização tornava o trabalho mais rápido e eficiente. Pois é, meu amigo. Isso era um procedimento!

O que você organiza em ações, com começo meio e fim, é um procedimento. Viu como pode ser fácil realizar a gestão de processos da sua empresa? Os processos, a estrutura e o conhecimento do grupo fazem com que as coisas aconteçam corretamente e com mais agilidade, facilitando o seu dia a dia e melhorando os resultados da empresa.

Vem comigo, vou dar algumas dicas de como manter tudo organizado para que a sua empresa realize os procedimentos que facilitem o dia a dia.

Gestão de processos

Será que a sua empresa possui gestão de processos? Se a sua resposta for sim, será que está agindo corretamente? Abaixo vou explicar como você pode alinhar a gestão de processos na sua empresa.

Primeiramente, você precisa separar as atividades exercidas por sua equipe, quando falo isso é muito mais que separação de setor. O setor de vendas, por exemplo, precisa ser separado em duas atribuições: pré-vendas e vendas. Isso significa que uma parte da equipe realizará o pré-vendas, que consiste no primeiro contato com o público, identificando se ele é ou não um potencial cliente para sua empresa, já a equipe de vendas conhece a qualificação do público, ou seja, partirá para a ação de venda do produto ou serviço.

Depois disso, cada setor deverá seguir instruções de procedimentos diários dentro de suas atribuições. Aqui se encaixam todas aquelas atividades que precisam ser realizadas e também aquele “clique aqui”, afinal, se outro profissional precisar substituir você por alguns dias, por exemplo, terá tudo em mãos para realizar as atividades corretamente. É uma receita de bolo mesmo, que vai garantir que o produto saia perfeito usando as medidas exatas. Muitas vezes temos tantas coisas para fazer e nem percebemos alguma falha e por isso é tão importante seguir uma “receita”, ou seja, um procedimento. A dica é fazer uma planilha em Excel ou até mesmo um documento em Word com um passo a passo.

Um terceiro passo seria o conhecimento das atividades de cada um pelo grupo todo. Isso quer dizer que o profissional de vendas precisa saber um pouco sobre admissão de funcionários, por exemplo, assim quando o responsável por essa atribuição tiver que se ausentar do serviço, a pessoa das vendas consegue se virar com o apoio dos procedimentos.  É essencial para o bom funcionamento de uma empresa que todos saibam (pelo menos um pouquinho) sobre as ações de todos os setores.

Lembre-se, é preciso, sempre, manter seus profissionais capacitados em suas áreas, afinal, a todo o momento os procedimentos evoluem. Ah! E não basta só mudar procedimento, é preciso acompanhar os resultados para garantir que tudo melhorou de fato.

E melhorar processos significa sempre comprar novas tecnologias? Não, você pode melhorar processos de forma gratuita e muito simples, mas é inegável que o uso da tecnologia facilita muuuito a melhora de processos. Vou citar aqui dois exemplos:

Um exemplo de melhoria de procedimento sem o uso de tecnologia: em uma loja de calçados o estoque é organizado por coleções e não por numeração, então sempre que um vendedor precisa buscar um determinado par de calçados, gasta cerca de 15 minutos procurando os modelos solicitados pelo cliente. Porém, um novo procedimento instaurado determinou que os calçados sejam organizados no estoque por coleção e por numeração. Hoje, o mesmo vendedor gasta cerca de 5 minutos para encontrar o mesmo par de sapatos.

Agora um exemplo de melhoria de processos com o uso de uma tecnologia barata e fácil de instalar: Na mesma loja de calçados os vendedores têm o hábito de conversar com clientes por meio do WhatsApp. Ocorre que muitos clientes respondem depois do horário e acabam ficando sem resposta. Então a loja instala o WhatsApp Business e consegue programar respostas automáticas informando o horário de funcionamento do estabelecimento. Uma melhoria singela, mas que faz a diferença.

Todos esses passos aumentam a produtividade de todos na empresa, integram as áreas e, principalmente, entregam um resultado ainda melhor para o cliente. Pense nisso, sua empresa poderá voar bem mais alto se alinhar alguns fatores. Muitas vezes a grande mudança e o alcance de um sonho estão em suas mãos.

Espero ter ajudado. (:

E se as suas dúvidas forem sobre a contabilidade da sua empresa ou se você que melhorar seus procedimentos contábeis aderindo a uma empresa segura, eficiente e com preços baixos, instale nosso app e fale com nossos especialistas.

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