Certificado digital: o que é, para que serve e porque você precisa dele

Publicado em: 05/06/2019

O documento obrigatório para algumas empresas é essencial para realizar dezenas de operações

Quem emite nota fiscal eletrônica com certeza sabe o que é. O certificado digital, obrigatório para algumas empresas, funciona como uma assinatura digital, um arquivo eletrônico que garante a autenticidade das informações utilizadas nas transações realizadas por meio digital.

“É por meio desse certificado que as empresas são identificadas. Ele é uma assinatura eletrônica e segura, que garante a autenticidade das transações, além de conferir validade jurídica. Na prática, também diminui a burocracia para o empresário, pois permite ao contador buscar os dados de emissão de notas das empresas e transmitir obrigações acessórias sem que o responsável pela empresa precise emitir procurações ou enviar o movimento do mês, por exemplo”, explica Luana Menegat, gerente de operações da Razonet.

Tipos de certificado Digital

Existem diferentes tipos de certificado, com diferentes finalidades e validades.  Os principais, para quem tem empresa são o  certificado e-CPF e o e-CNPJ.

O e-CPF é a assinatura digital da pessoa física. Enquanto o e-CNPJ é a assinatura digital da pessoa jurídica.

Para entender melhor a situação, imaginemos que a Dona Ana possui uma loja de perfumes no centro da cidade, chamada Perfumaria Doce Encanto. Existem aí nessa relação dois sujeitos. A pessoa física, que é a Dona Ana, e a pessoa jurídica, que é a Perfumaria Doce Encanto.

Um belo dia a Dona Ana convida a sua vizinha, Dolores, para ser sua sócia. Então Ana e Dolores devem alterar o contrato social da Perfumaria Doce Encanto, incluindo a nova sócia, Dolores.

O contrato social é o documento oficial que institui a empresa. Nele constará quem são os sócios, qual a atividade que a empresa desenvolve, qual o local onde ela está instalada, etc. E quem deve assinar esse documento? Os sócios, obviamente.

Ocorre que esse contrato é um documento oficial, e sendo assim há um órgão específico de registro, que é a Junta Comercial do seu estado. Atualmente as Juntas exigem  que esse contrato seja eletrônico e então surge a dúvida: como assinar um documento eletrônico? Como garantir que as assinaturas que estão lá naquele contrato realmente são da Dona Ana e da Dolores?

A resposta é simples, a assinatura será feita com um certificado digital. Então você observa quem é o sujeito que deve assinar esse documento: são as sócias Ana e Dolores. Logo, o certificado deve representar elas enquanto pessoas físicas, ou seja, será um e-CPF.

Por outro lado, imagine que a Perfumaria Doce Encanto efetuou uma grande venda e agora precisa emitir nota fiscal eletrônica dessa venda. Quem valida essa nota? O que é que garante a sua autenticidade e que ela realmente foi emitida pela Perfumaria Doce Encanto? Você já sabe a resposta… é o certificado digital! Só que dessa vez quem assina não é a Dona Ana, nem a Dolores, mas a Perfumaria Doce Encanto. Logo, o certificado será um e-CNPJ.

Existem diferentes modelos de certificado tanto para e-CNPJ quanto para e-CPF, por exemplo: o modelo A1 é um arquivo de computador e tem validade de 1 ano; já o certificado A3 é emitido em cartão ou token (que é como se fosse um pen drive) e a sua validade varia de 1 a 3 anos (na maioria das vezes, a validade é de 3 anos).

Os certificados garantem autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio nas operações que são realizadas por meio dele, além disso agiliza processos, é sustentável e reduz custos.

Quem precisa do certificado?

Praticamente todas as empresas precisam de um certificado digital, mas nem todas são obrigadas a tê-lo. Empresas optantes pelo Simples Nacional ou MEIs não são obrigadas a ter o certificado, a aquisição só é obrigatória para empresas optantes pelo Lucro Real ou Lucro Presumido.

Ocorre que ter um certificado pode trazer inúmeras facilidades para você enquanto empresário, veja só:

1.Emissão de nota fiscal eletrônica

Se você é uma empresa que presta serviços poderá emitir nota fiscal de serviço eletrônica direto pelo provedor do seu Município. Para tanto precisará de um cadastro (com usuário e senha) na Prefeitura da sua cidade.

Para cada nota emitida você precisará acessar esse portal e realizar o procedimento de forma online.

Muitas prefeituras já não aceitam cadastros se você não possuir o certificado digital e-CNPJ modelo A1 (que é aquele arquivo de computador com validade de 1 ano). É claro que isso vai variar de Município para Município.

Mas ter o certificado pode te trazer uma facilidade nesse mesmo sentido. Existem muitos sistemas que possuem emissor de nota fiscal (a própria Razonet oferece um aos seus clientes) e se você possuir certificado digital e-CNPJ modelo A1, poderá emitir notas de uma forma mais prática, direto pelo seu emissor, sem ter que acessar o portal da prefeitura para cada nota fiscal.

E se a sua empresa for comércio ou indústria… bom aí é quase certeza que você precisará do certificado, mesmo que seja empresa optante pelo Simples.

Para emitir nota fiscal de venda de mercadorias o cadastro não é mais com o Município (como é no caso de serviços), e sim com o estado!

Será preciso ter uma inscrição estadual para a sua empresa e um sistema emissor de notas fiscais eletrônicas. Nesse caso, não há escapatória. Você precisará de um certificado digital.

2.Busca das movimentações de entrada e saída da minha empresa

Lembra da Perfumaria Doce Encanto? Pois então, todo mês a Dona Ana imprimia um monte de notas de tudo o que ela vendeu e de tudo o que ela comprou. Ela embalava essas notas em uma maleta e levava até o seu contador.

Porém, desde que a Dolores se tornou sócia, elas resolveram fazer o certificado digital da empresa (o e-CNPJ, A1) e agora a Dona Ana não se incomoda mais com levar aquela papelada toda para o contador, porque com esse tal certificado ele mesmo consulta toda a movimentação de notas da Perfumaria.

E não é que desde que ele começou a usar esse certificado o imposto que antes sempre chegava na empresa perto da data de vencimento começou a vir com bastante antecedência?! Agora Ana e a Dolores conseguem programar o pagamento da guia com muito mais tranquilidade!

É isso! Com o certificado digital, o seu contador (seja ele uma contabilidade digital, online ou física lá do seu bairro) poderá consultar nas bases da Receita Federal quais as notas fiscais emitidas pela sua empresa e contra a sua empresa. Com base nisso ele calcula o seu imposto de forma muito mais ágil e segura e você não se incomoda com separar aquele movimento do mês.

3.Envio das Declarações Acessórias

Você pode não saber, mas todo mês a sua empresa repassa ao governo uma enorme quantidade de informações. Você é obrigado a informar qual o seu faturamento, quando você vendeu, quanto você vendeu, quem são os seus empregados, quanto eles ganham, onde eles moram, até o número de celular deles o governo quer saber!

Essas informações são enviadas ao governo por meio das declarações acessórias como o Sped, e-Social, GFIP, Sefip, Caged, Rais, Sintegra, DEFIS, ufa… são muitas não é? E isso que essas aí são só as do Simples Nacional. Se você for uma empresa do Lucro Real ou Presumido são inúmeras declarações a mais e se eu fosse te contar todas, ficaríamos aqui até amanhã e ainda não daria tempo de terminar!

E quem transmite todas essas informações para você? O seu contador. Como as informações são da sua empresa, mas quem transmite é um terceiro (seu contador), ele precisará assinar pela sua empresa. De que forma? Com um certificado digital, é claro!

Mas se eu sou do Simples Nacional e não sou obrigado a ter esse certificado? Bom.. aí você precisará conferir ao seu contador poderes para transmitir essas declarações todas por você, então precisará fazer uma procuração, reconhecer assinatura, entregar na receita federal… uma burocracia só.

E se você não entregar essas declarações? Então receberá multas!

Melhor não correr o risco, não é mesmo?

4.Alterações contratuais ou constituição de empresa

Como no exemplo da Perfumaria Doce Encanto, sempre que você precisar constituir ou alterar algum dado da sua empresa, precisará formalizar isso por meio do seu contato social.

Como as Juntas Comerciais de todo o Brasil estão adaptando-se a uma realidade digital, a maioria já não aceita mais contratos físicos, somente eletrônicos.

Ocorre que para assinar os contratos sociais é preciso ter um certificado digital. E como quem assina não é a empresa, e sim os sócios, nesse caso, o certificado deve ser um e-CPF. Algumas juntas ainda determinam qual deve ser o modelo de certificado, se A1 ou A3.

Então não existe uma lei que obrigue você, pessoa física, a ter um certificado digital. Porém, os procedimentos das Juntas Comerciais exigem a assinatura eletrônica, então sem o certificado você não constitui nem altera os dados da sua empresa.

Como obter o Certificado?

Para obter um certificado digital, o primeiro passo é escolher uma autoridade certificadora (AC), que funciona quase como um “cartório” digital. Há várias delas no mercado, todas subordinadas ao ICP-Brasil, que monitora e regulamenta a emissão desses certificados no Brasil.

Quem  credencia e audita as ACs brasileiras é o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). No site oficial do ITI, é possível conhecer todas as autoridades certificadoras e escolher uma que mais lhe agrade.

Espero que esse texto tenha esclarecido um pouco mais sobre os certificados digitais e as suas aplicabilidades. Se tiver dúvidas pode entrar em contato conosco!

Razonet Contabilidade



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