Gestão e armazenamento de documentos nas empresas


Você lembra daquela história dos homens que desenhavam nas paredes de cavernas? Esse tema você aprendeu quando ainda estava no ensino fundamental na aula de história. Naquela época o assunto talvez não fosse tão interessante assim, mas estou aqui para te mostrar a importância dessa “arte” e dizer que dos simples desenhos nas paredes surgiram os manuscritos, cadernos, computadores, tablets e smartphones como forma de comunicação. É incrível como um aparelho consegue ajudar a nos comunicar e armazenar tantas informações, não é mesmo? Muito bem, aqui a ideia é dar dicas para a gestão e armazenamento de documentos dentro de uma empresa.

A evolução da comunicação e do armazenamento de documentos

Aprendemos desde cedo que as pinturas nas cavernas foram as primeiras formas de comunicação, não é mesmo? Nesta época, a maioria das pinturas eram feitas com carvão, terra colorida, pigmentos de plantas, etc., onde representavam situações cotidianas, como a caça, por exemplo.

Recentemente, o arqueólogo Adam Bruum recebeu fotos de uma caverna ao sul da ilha de Sulawesi, essas imagens continham pinturas rupestres, consideradas as mais antigas do mundo, onde reproduzia uma caçada de animais.

Aperfeiçoando essa forma de comunicação, por volta de 3000 anos de a.C, surgiu na Mesopotâmia a primeira forma de escrita, a cuneiforme. Esse modelo de escrita também era chamado de pictográfica, pois era representada por meio de símbolos fixos, desta vez não eram aleatórios como na arte rupestre (pinturas nas cavernas), havia uma sequência, eram grafados da direita para a esquerda.

A partir desta forma de comunicação, a escrita passou a ser representada por um sistema, tornando-se um instrumento para difusão de ideias, para guardar os registros de contas e também de trocas comerciais.

Com o passar dos séculos as formas foram se aperfeiçoando, os registros do Antigo Egito há mais de 4 mil anos, por exemplo, eram realizados por meio do papiro. No ano de 2018, pesquisadores da Universidade de Copenhagens, na Dinamarca, encontraram descrições de procedimentos médicos em registros de papiro egípcio, como o funcionamento dos rins e tratamento de doenças nos olhos. 

Hoje em dia, as empresas passaram a ter grandes registros, como os documentos e contratos de empregados, documentação financeira da empresa e também registros de seus clientes. Tudo isso começou a ser armazenado em depósitos ou naquelas salas pequenas no fundo da empresa. Caixas e mais caixas empilhadas e separadas por ordem alfabética.

- Mas será que hoje isso ainda dá certo?

Não foi com essa crise da pandemia que começamos a nos comportar de maneira diferente quanto a gestão e armazenamento de documentos importantes nas empresas. Já tem um tempo que as empresas aderiram aos sistemas de armazenamento, onde conseguem inserir vários documentos dentro de sistemas e encontrá-los facilmente por meio de um botãozinho de busca.

Importância da gestão e armazenamento de documentos nas empresas

- E por que é importante aderir a esses sistemas na minha empresa? Não posso continuar com os arquivos em pastas?

Já estamos cansados de saber que a utilização de uma grande quantia de papel prejudica gradativamente o meio ambiente. Então, além de você fazer economia do papel, quase zero, o acesso a esses documentos ficou mais ágil e tomou conta das empresas. Sem falar que essas soluções permitem proteger ainda mais os dados.

Se você está preocupado com o custo desses sistemas, pense comigo, você vai ganhar um espaço físico a mais na sua empresa para utilizar no que realmente precisa, o custo com folhas, manutenção de impressora e tinta vão diminuir consideravelmente. Além disso, sua empresa consegue ter mais controle dos negócios e produtividade, não é mesmo?

Aqui na Razonet, por exemplo, trabalhamos desta forma, por isso somos digitais e conseguimos ter mais agilidade e segurança em nossos processos.

Existem também serviços de armazenamento na nuvem que são gratuitos, como, por exemplo, o Google Drive ou One Drive, porém esses sites possuem limite de espaço. É possível expandir esse armazenamento, mas para adquirir, normalmente, é cobrada uma mensalidade.

Chega de ocupar o espaço de uma sala só para guardar arquivos e chega de utilizar papel em excesso. É hora de reinventar!

E se o assunto for a contabilidade da sua empresa ou se você que melhorar seus procedimentos contábeis aderindo a uma empresa segura, eficiente e com preços baixos, instale nosso app e fale com nossos especialistas.

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