Neste artigo, vou mostrar a importância da comunicação nas empresas e dar algumas dicas para que ela seja eficaz. Vamos lá!

Sabe aquele quadro de avisos de isopor que, certamente, você já teve em alguma empresa que trabalhou? Os avisos eram presos com alfinetes e tinham até aquelas mensagens de autoestima diariamente. Rsrs

Pois é, essa é uma forma de comunicação nas empresas. Não importa se você tem um quadro de isopor para avisos ou uma plataforma online, desde que estabeleça e alinhe as atividades prioritárias, os prazos, as reuniões, etc.

Mas por que isso é importante dentro da minha empresa?

Vem comigo, vou explicar qual é a importância da comunicação no seu negócio e quais resultados positivos podem gerar em relação aos processos e satisfação dos clientes.

Além da organização dos processos, que falamos no artigo da semana passada, uma boa comunicação nas empresas evita aqueles mal-entendidos, desencontros e todo tipo de desgaste que eles trazem.

Aqui vou trazer um exemplo.

Você tem uma empresa que produz embalagens para produtos de outras empresas. Um belo dia o cliente Y entra em contato e diz que o lançamento do produto dele foi antecipado e por isso ele precisa que você entregue as embalagens antes do previsto. Digamos que o primeiro prazo estivesse marcado para o dia 30 e agora o prazo é dia 20 do mesmo mês.

Depois dessa conversa com o cliente você vai até a sala de produção e conversa com o gerente: - Oi, Diego! O cliente Y precisa das embalagens do produto dele até o dia 20! Acontece que o Diego estava na maior correria, então falou para a sua equipe sobre o novo prazo e acabou esquecendo de falar ao pessoal da Adesivação e da Entrega sobre a mudança.

Pronto, tá feita a desordem! O Diego se sente culpado por não ter avisado aos demais setores que o prazo de entrega foi antecipado, gerando desconforto para todos os envolvidos no processo. E claro, você, como dono da empresa, terá que se explicar com o cliente Y, falar que não vai ser possível cumprir o prazo do dia 20 ou carregar toda a sua equipe de horas extras para honrar com o seu compromisso e fazer a entrega no prazo.

Isto é uma falha de comunicação que gera um conflito entre o dono da empresa, líderes dos setores, funcionários e clientes! Não era a intenção de nenhuma dessas pessoas, mas infelizmente foi o que aconteceu dentro do ambiente de trabalho.

Você ficou decepcionado com o Diego por não ter comunicado os demais setores; o responsável pela Adesivação e o responsável pelo Transporte dos produtos estão chateados com o Diego por ele não os ter comunicado a tempo; os empregados desses dois setores estão decepcionados porque terão que fazer hora extra para compensar uma “burrada” da gerência; e o Diego está irritado com você (o chefe) porque ele é líder apenas de um setor e entendeu que era sua responsabilidade avisar os demais também. Quem é culpado nessa história? Todos, afinal a comunicação foi falha. Quem paga o pato nessa história? Todos e também o cliente que corre o risco de não receber sua encomenda no prazo combinado e de ter que adiar o lançamento do seu produto.

Lembra daquela brincadeira de criança, o “telefone sem fio”. Você começava a brincadeira falando a frase: “o gato é gordo” e no final da roda a frase tinha se transformado em “o pato do Antônio”. Acontece a mesma coisa na empresa quando a comunicação não é eficiente! Você pode perceber pelo exemplo acima. Por isso, é fundamental que a sua empresa estabeleça as informações em conjunto e que alinhem quem, quando e como será transmitida ao funcionário.

Pois bem, para implantar esse processo na sua empresa vou trazer dois exemplos:

A primeira sem o uso da tecnologia. A ideia seria um quadro de avisos mesmo, parecido com aquele de isopor que falamos no início. Esse painel precisa estar em um local de fácil acesso e visível para todos da empresa, afinal, o objetivo é que todos recebam a informação. É importante também pedir para que os funcionários sempre acompanhem essas notícias, passem uma ou duas vezes por dia no local para conferir se foram atribuídos novos prazos ou se uma nova reunião foi agendada, por exemplo.

Agora, se a sua empresa tem possibilidades, eu recomendaria o uso de plataformas digitais. Pode ser um painel online ou um servidor que todos os funcionários tenham acesso, pode ser até mesmo um grupo de e-mails. Assim, a cada nova atividade ou reunião agendada a plataforma encaminha um e-mail para o funcionário avisando para checar o painel por meio de um usuário e senha.

Além de colocar os avisos sobre atividades de prioridade, reuniões e outros, existem plataformas com portal de notícias que você pode atualizar semanalmente, assim a empresa toda fica por dentro de tudo que está acontecendo. Ah, ainda tem a possibilidade de enviar a folha de pagamento e outros arquivos diretamente ao funcionário, sem que os outros tenham acesso, o que diminui o uso de papel e traz a segurança do recebimento. 

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