Compras e estoque: como administrar na sua empresa


Administrar: comandar, dirigir, ministrar, regrar... Enfim, são muitos significados para uma palavrinha que muitas vezes nos tirar o sono, não é mesmo? Desta vez nós vamos dar uma mãozinha com a administração das compras e estoque da sua empresa. E aí, está preparado(a)? Sei que o dia está corrido, mas essa leitura irá fazer a diferença na sua empresa.

Vamos lá! Para que você possa entender um pouco melhor o assunto, te convido a analisar um filme que tem traços marcantes de uma boa administração, que apesar de não ser empresarial se encaixa perfeitamente no dia a dia. O filme PS: Eu te amo! Se você já assistiu sabe do que estou falando e se você ainda não conhece o filme prepare os lenços, mas fique atento a cada detalhe e perceba como é importante administrar corretamente.

O filme conta a história de um casal, onde o rapaz, Gerry, morre já no início. “Mas como assim? Que trágico!” você deve estar pensando. Sim, trágico! Mas é aí que começa toda a parte de administrar o futuro da sua esposa, Holly.

Conhecendo muito bem Holly, Gerry sabe que ela ficará arrasada e precisará de uma forcinha para recomeçar, por isso ele planeja cada etapa desse recomeço. No início ele já entrega um bolo para o seu aniversário com um gravador, onde fala como tudo irá funcionar e a orienta para os próximos passos. Feliz e ansiosa por ouvir a voz de Gerry, Holly faz tudo que ele planejou.

Tudo é entregue dia a dia... Em certo momento ela recebe uma carta com instruções para usar o melhor vestido e comemorar o aniversário com as amigas, depois é desafiada a cantar karaokê e ganha uma viagem que é construída com todos os detalhes, destino certo e passagens compradas.

Tudo isso com certeza deu um trabalhão! Muitas pessoas foram envolvidas, a escolha do bolo, da agência de viagens que planejou tudo com muito cuidado. E claro, cada dia, cada horário que ela iria receber as cartas.

Agora vamos colocar tudo isso dentro do negócio?

Mesmo que você já tenha seu negócio e seu estoque há muito tempo, é sempre importante revisar seus procedimentos e suas técnicas, coisas novas podem e devem contribuir. Lembre-se, não fique na zona de conforto, inovação precisa fazer parte do seu dia a dia!

O primeiro passo para administrar as compras e seu estoque é conhecer bem os seus fornecedores. Você fez uma pesquisa antes de escolher? Assim como o Gerry escolheu os fornecedores que oferecessem o bolo mais saboroso, o pacote de viagem mais completo, você precisa pesquisar, ter opções e verificar qual é o melhor para o seu negócio, levando em conta o preço, qualidade, entrega, prazos, condições, atendimento, etc.

Avalie o histórico de consumo dos clientes. Você conhece o seu cliente como o Gerry conhecia sua esposa, Holly? Sabe quais produtos eles preferem e a frequência com que compram? Essas informações são extremamente importantes para administrar o seu estoque e suas compras, você precisa conhecer o comportamento do seu público para que não faltem produtos, o que pode gerar a perda de clientes e também não pecar com o excesso e desestruturar a empresa financeiramente.

Para controlar a movimentação de estoque faça um inventário, que é basicamente uma listagem completa com informações do seu produto. No filme, certamente Gerry fez uma lista dos passos e tudo que seria necessário para agendar com seus fornecedores, quantidade de passagens e uma boa reserva financeira. rsrs

Neste caso, crie uma tabela com todos os itens no seu estoque e inclua nome da mercadoria, a quantidade, o preço e por fim, a sua categoria. Assim você poderá identificar quais produtos possui no seu estoque, a quantidade para poder prever quando vai faltar ou quando vai sobrar, planejar com antecedência e assim evitar prejuízos. Ah, classificar esses produtos com maior giro e os que tão parados, é uma ótima ideia também!  

Outra dica é controle as entradas e saídas. Todas as entradas e saídas de produtos devem ser anotadas em fichas ou em um sistema. É muito importante constar na ficha a identificação de quem retirou o produto para ter um controle ainda maior. Você também pode adotar o inventário rotativo, onde diariamente é realizada a contagem de alguns produtos para investigar se existem diferenças no estoque.

E por último, fique sempre atento(a) na quantidade de produto por categoria existente no seu inventário, o custo unitário e o custo total. Confirme se o saldo apurado no inventário “bate” com o estoque físico existente na empresa.

Se você seguir todas essas dicas já está no caminho certo para que o seu negócio decole, assim como o recomeço da Holly.

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Referências: SEBRAE

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